Dalam beberapa perusahaan ritel, proses pembelian produk oleh tim pembelian biasanya diawasi oleh seorang manajer atau supervisor yang mengawasi pesanan pembelian. Di DealPOS, kita dapat menetapkan langkah-langkah dalam membuat pesanan pembelian di mana proses pembelian barang dapat dikonfigurasi untuk memerlukan persetujuan dari pengguna lain. Untuk menambahkan prosedur persetujuan dalam membuat pesanan pembelian, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

I. Konfigurasi Pembelian Dengan Persetujuan

Langkah 1. Pergi ke menu Setup, klik More Menu, lalu klik pada Configuration Module

How to Activate Approval when using Buy (2 steps) - Configuration Module

Langkah 2. Klik bagian Buy, pilih Approve pada bagian Workflow Buy, dan klik tombol Save

II. Mengatur Roles Group dari User

Ketika alur proses pembelian (workflow) saat ini sudah diatur dengan Approve, kita harus memberikan akses untuk user yang nantinya akan bisa melakukan proses persetujuan untuk pembelian yang sudah dibuat.

Langkah 1. Masuk ke menu User lalu klik Group User

How to Activate Approval when using Buy (2 steps) - Approval Roles

Langkah 2. Klik roles Buy, klik More permission, centang pada bagian Approval, dan klik tombol Save

III. Bagaimana Cara Menggunakan Prosedur Approval

Ketika konfigurasi sudah diaktifkan, kita dapat mencoba membuat transaksi pembelian dari Supplier seperti biasa dengan menggunakan menu Buy

Langkah 1. Pergi ke menu Buy dan Buat transaksi pembelian

Langkah 2. Masuk ke menu Orders, lihat status dari pembelian yang sudah dibuat

Setelah kita sudah berhasil membuat transaksi pembelian, kita bisa cek transaksi tersebut pada menu Orders di bagian Supplier Bill. Sete;ah konfigurasi Approval diaktifkan, akan muncul kolom tambahan yang bernama Status yang akan menampilkan status approval dari pembelian tersebut.

Langkah 3. Klik pada nomor supplier bill lalu klik tombol Approve

Kita bisa menyetujui pembelian yang sudah kita buat dengan mengklik tombol "Approve"

Langkah 4. Approve berhasil

Setelah suskses menyetujui pembelian, status pada Supplier bill tersebut akan berubah ke "Approved"

Tampilan detail supplier bill:

Catatan:

Sebelum pembelian yang dibuat berstatus approved, pembayaran dan pengiriman supplier bill akan tertahan. Kita baru bisa melakukan penerimaan barang dan pembayaran setelah pembelian yang kita buat sudah disetujui (approve)