Dalam kondisi tertentu, Transfer Inventory terjadi ketika stok produk dari outlet sedang kosong atau stoknya sedikit dan anda ingin melakukan transfer order dari gudang ke outlet anda untuk menjaga stok yang tersedia dari outlet. Namun, jika anda memiliki beberapa outlet dan masing-masing outlet memiliki stok tersendiri selain gudang, anda juga bisa melakukan transfer order ke outlet satu sama lain agar kuantitas dari stok selalu tersedia setiap saat.

Untuk mempermudah proses perpindahan stok (mutasi stok) dari gudang ke outlet atau dari outlet ke outlet, DealPOS menyediakan 4 jenis transfer order yang dapat anda pilih sesuai dengan jenis kebutuhan bisnis Anda. Jenis order transfer yang disediakan DealPOS adalah:

Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melihat cara kerja konfigurasi setiap jenis Alur Kerja Transfer Order:

Pada alur kerja instant transfer order, Anda dapat langsung mengirim dan menerima stok ke/dari outlet lain.

Setelah Anda mengklik tombol 'New', anda akan masuk ke halaman 'New Transfer Order'. Pilih outlet pengirim dan outlet penerima lalu input item produk yang ingin dikirim lalu klik tombol proses untuk melakukan transfer pesanan.

Status pada invoice Pesanan Transfer Outlet akan langsung menjadi 'Diterima' dan otomatis mengurangi stok outlet pengirim dan stok tersebut akan bertambah ke stok outlet penerima.

Pada alur kerja 2 langkah transfer order, akan terdapat dua langkah untuk melakukan transfer order antar outlet. Pertama, stok outlet pengirim akan diatur ke Dispatched jika produk masih dalam proses pengiriman. Setelah proses pengiriman selesai, outlet penerima perlu menerima stok yang berasal dari outlet pengirim guna menambah persediaan stok penerima.

Setelah mengklik tombol 'New', Anda akan masuk ke halaman 'New Transfer Order'. Pilih outlet pengirim dan outlet penerima, lalu input item produk yang ingin dikirim, lalu klik tombol proses untuk melakukan transfer pesanan.

Status pada invoice Transfer Order akan langsung berubah menjadi 'Dispatched' yang artinya produk masih dalam proses pengiriman. Pada status 'Dispatched', stok produk di outlet pengirim berkurang namun stok produk di outlet penerima tidak bertambah karena belum diterima. Stok di outlet penerima akan bertambah jika anda menekan tombol 'Received Delivery'.

Status pada invoice Pesanan Transfer Outlet akan langsung berubah menjadi 'Received'* dan secara otomatis stok outlet pengirim akan berkurang dan stok tersebut akan bertambah ke stok outlet penerima.

Catatan :

Untuk dapat menerima perintah transfer dari outlet pengirim, grup pengguna anda harus sudah diberikan Roles untuk dapat menerima perintah transfer. Untuk memberikan izin peran ini kepada pengguna grup anda, anda dapat masuk ke menu Pengguna, grup, pilih pengguna grup anda, buka Logistik, Izin lainnya, dan centang TransferOrderReceiver.

Pada alur kerja perintah transfer 3 langkah, terdapat proses tambahan untuk membuat perintah transfer. Outlet penerima dapat melakukan Permintaan ke outlet lain jika stok barangnya sedikit.

Setelah mengklik tombol 'New', Anda akan masuk ke halaman 'New Transfer Order'. Pilih outlet pengirim dan outlet penerima, lalu input item produk yang ingin dikirim, lalu klik tombol proses untuk melakukan transfer pesanan.

Status 'Request' akan muncul di invoice Perintah Transfer yang artinya memerlukan persetujuan terlebih dahulu sebelum dikirim. Klik tombol 'Send' untuk melakukan Perintah Transfer.

Setelah Anda mengklik 'Send', anda dapat memilih jumlah pasti yang akan dikirim jika ada penyesuaian dari jumlah yang diminta.

Dalam skenario ini, kita menggunakan 'Hot Wheels 72 Mercedes Benz 280 SEL (Putih)' dengan kuantitas yang diminta 1, namun kuantitas yang dikirim adalah 0.

*Untuk dapat membuat permintaan perintah transfer, grup pengguna Anda harus sudah diberikan Peran untuk dapat Meminta perintah transfer. Anda dapat masuk ke pengguna, grup, pilih pengguna grup Anda, buka Logistik, Izin lebih lanjut, dan centang TransferOrderEditor.

Setelah tombol 'Send' diklik, maka status pada invoice Transfer Order akan langsung berubah menjadi 'Dispatched' yang artinya produk sedang dalam proses pengiriman.

Status pada invoice Transfer Order akan langsung berubah menjadi 'Received' dan secara otomatis stok outlet pengirim akan berkurang dan stok tersebut akan ditambah dengan stok outlet penerima.

Pada alur kerja perintah transfer empat langkah, terdapat proses tambahan untuk membuat perintah transfer. Outlet penerima dapat melakukan Approval guna menyetujui stok yang diminta dari outlet penerima ke outlet pengirim jika stok barangnya sedikit.

Setelah mengklik tombol 'Baru', Anda akan masuk ke halaman 'Perintah Transfer Baru'. Pilih outlet pengirim dan outlet penerima, lalu masukkan item produk yang ingin Anda kirim dan kemudian klik tombol proses untuk membuat perintah transfer.

Status 'Request' akan muncul di invoice Transfer Order yang artinya memerlukan persetujuan pengiriman terlebih dahulu. Klik Tombol Approve Delivery untuk menyetujui pesanan transfer produk ke outlet tujuan.

Setelah anda mengklik Tombol Approve Delivery maka status perintah transfer akan berubah menjadi 'Approve' yang berarti perintah transfer disetujui dan outlet pemohon dapat membuatkan perintah transfer yang diminta ke outlet pengirim. Klik tombol 'Send' untuk mengirimkan produk ke outlet tujuan.

Setelah anda klik 'Send' anda dapat memilih jumlah pasti yang akan dikirim jika ada penyesuaian dari jumlah yang diminta.

*Untuk membuat perintah transfer "Approve", grup pengguna anda harus sudah diberi roles agar dapat menyetujui perintah transfer. Anda dapat masuk ke Users > Group, pilih Users Group A=anda, buka pesanan transfer, Izin lebih lanjut, dan centang TransferOrderApproval

Setelah tombol 'Send' diklik, maka status pada invoice Transfer Order akan langsung berubah menjadi 'Dispatched' yang artinya produk sedang dalam proses pengiriman.

Anda juga dapat menerima dan menyesuaikan pesanan transfer, jika produk rusak atau hilang dalam proses pengiriman.

Status pada invoice Transfer Order akan langsung berubah menjadi 'Received' dan secara otomatis stok outlet pengirim akan berkurang dan stok tersebut akan ditambah dengan stok outlet penerima.