Manajemen inventaris adalah proses mengelola dan mengendalikan stok barang atau produk yang akan didistribusikan oleh perusahaan kepada konsumen. Tujuan dari manajemen inventaris dalam bisnis ritel adalah:

Manajemen inventaris berguna untuk mengendalikan stok barang dan sebagai salah satu langkah dalam menentukan perencanaan kebutuhan barang setiap bulannya. Dengan manajemen inventaris yang tepat, bisnis Anda dapat menjadi lebih produktif dan efisien karena Anda tidak perlu menghitung inventaris setiap saat.

Melalui manajemen stok amn yang baik, rantai pasokan dapat terus beroperasi untuk meminimalkan keterlambatan dalam pengiriman barang. Stok aman adalah stok minimum barang yang harus disiapkan untuk mencegah kekurangan barang ketika terdapat ketidakpastian dalam permintaan pasar.

Stok aman (Safety stock) ini diperlukan untuk menentukan tingkat inventaris yang tepat. Jika inventaris terlalu besar, sirkulasi uang akan terhenti dalam modal perdagangan. Sebaliknya, jika inventaris terlalu sedikit, perusahaan akan mengalami kehabisan stok.

Berikut adalah rumus lengkap untuk menemukan Stok Keamanan (Safety Stock):

Formula ini dihitung dari titik pemesanan ulang (Reorder Point) dan bermanfaat ketika terjadi perubahan pasar selama periode yang panjang (≥ 2 tahun). Anda dapat meningkatkan perhitungan titik pemesanan ulang ini dengan menyusun laporan pendapatan setiap 3 bulan.

Titik Pemesanan Ulang/Ambang Persediaan adalah pengulangan pesanan untuk item persediaan, baik bahan baku maupun persediaan lainnya sebelum stok di gudang habis. Titik Pemesanan Ulang/Ambang Persediaan menentukan batas persediaan minimum di gudang. Jika jumlah stok telah mencapai titik pemesanan ulang minimum/Ambang Persediaan, perusahaan harus segera melakukan pemesanan lagi.

Sebagai produsen profesional, Anda pasti ingin memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu. Perhitungan ROP yang tepat akan membuat proses pemesanan barang berjalan lancar. Orang bisnis profesional tidak akan menggunakan insting untuk meningkatkan persediaan.

Pebisnis profesional pasti akan menyimpan barang di gudang untuk mengantisipasi musim tinggi seperti Hari Raya. Pada dasarnya, lebih baik jika penjualan mencapai kuota, tidak masalah jika barang belum habis.

Anda perlu tahu kapan harus memesan setiap item di inventaris Anda secara terpisah karena berbagai item memiliki tingkat penjualan yang berbeda. Untuk menghitung Titik Pemesanan Ulang (ROP) untuk setiap item, Anda perlu mengetahui parameter-parameter berikut:

Metode ini digunakan dalam bisnis yang menyimpan stok tambahan di inventaris untuk menghadapi situasi yang tidak terduga. Untuk menghitung sebuah Titik Pemesanan Ulang (ROP) dengan Stok Aman (Safety Stock), kalikan rata-rata penggunaan harian dengan waktu pemrosesan dan tambahkan nilai Stok Aman yang anda simpan

Anggap Anda adalah seorang penjual kemeja yang menjual 100 potong kemeja setiap hari. Pemasok Anda memerlukan waktu 10 hari untuk mengirim setiap kumpulan pesanan kemeja. Anda menyimpan stok berlebih untuk 7 hari penjualan, sebagai cadangan jika terjadi keterlambatan tak terduga. Cobalah untuk menghitung ROP (Reorder Point) berdasarkan contoh di atas.

Waktu Pemrosesan (Lead Time) = 10 Hari

Rata-rata Harian (Daily Average Usage) = 100 Potong

Stok Aman (Safety Stock) = 7 Hari x 100 Potong = 700 potong kemeja

Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point) = (100 x 10) + 700 = 1700 potong kemeja

Pesanan untuk kumpulan kemeja berikutnya seharusnya dilakukan ketika sudah tersisa 1700 potong di inventaris Anda.

Dalam grafik di atas, tingkat maksimumnya adalah jumlah stok aman dan jumlah pesanan, yaitu 2400 potong. Begitu stok yang tersisa di inventaris Anda mencapai tingkat pemesanan kembali sebanyak 1700 potong, Anda harus menempatkan pesanan pembelian baru kepada pemasok Anda. Tingkat minimum, yaitu 1000 potong, akan membantu Anda memenuhi pesanan sampai stok yang dipesan mencapai gudang. Begitu pesanan baru diterima di gudang Anda, tingkat stok kembali ke tingkat maksimum sebanyak 2400 potong kemeja.

Usaha yang menerapkan praktik stok minim atau strategi manajemen just-in-time biasanya tidak memiliki Stok Aman (Safety Stock). Dalam hal ini, titik pemesanan Anda dapat dihitung dengan mengalikan rata-rata penjualan harian (daily average sales) dengan waktu pemrosesan (lead time). Biasanya, ketika Anda tidak memiliki stok aman, tingkat pemesanan kembali dan frekuensi pemesanan Anda cenderung lebih tinggi.

Diambil dari contoh penjualan Baju tanpa memasukkan stok aman:

Waktu Pemrosesan (Lead Time) = 10 Hari

Rata-rata Harian (Daily Average Usage) = 100 Potong

Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point) = 100 x 10= 1000 potong kemeja

Oleh karena itu, anda harus menempatkan pesanan pembelian untuk baju berikutnya ketika anda sudah menyentuh angka stok sebanyak 1000 helai

Stok maksimum (Maximum Inventory) adalah jumlah maksimum yang diperbolehkan disimpan dalam persediaan agar biaya yang timbul dapat sekecil mungkin sesuai dengan jumlah pesanan. Jumlah maksimum persediaan di gudang dapat ditemukan dengan menambahkan jumlah persediaan sesuai dengan EOQ (Economic Order Quantity) dengan jumlah stok pengaman. Untuk mengetahui jumlah maksimum persediaan menurut Assauri (2004:254), dapat digunakan rumus, termasuk yang berikut:

Stok maksimum (Maximum Inventory) dibutuhkan oleh perusahaan agar ketika ada stok barang yang berlebih di gudang tidak terlalu banyak stoknya (melebihi kapasitas) supaya tidak ada limbah dari hasil pekerjaan

Sistem kami sudah memiliki fitur terkait pengaturan untuk Titik Ulang Pemesanan (ROP) dan stok maksimal (maximum stock) untuk setiap produk yang anda simpan. Anda bisa coba baca pada artikel berikut ini: Batas Stok Minimal dan Maksimal pada Outlet.