Dalam menu Debt, Anda dapat melihat semua AR (Piutang) dan AP (Utang) dari transaksi yang belum dibayar. AR (Piutang) adalah daftar pelanggan yang memiliki utang yang belum dibayar untuk transaksi penjualan yang telah kita lakukan, dan AP (Utang) adalah daftar pemasok yang mana kita masih memiliki utang yang belum dibayar untuk pembelian yang telah kita lakukan.

Ketika kita membuat faktur penjualan (customer invoice) dan pembelian (supplier bill) dengan status pembayaran yang diatur untuk dilakukan nanti, nama pelanggan dan pemasok akan tercatat secara otomatis dalam daftar AR (Piutang) dan AP (Utang). Dalam kondisi tertentu, mungkin kita tidak ingin mencatat Piutang dari Pelanggan jika status pengiriman produk yang telah kita jual telah diatur untuk dilakukan nanti atau jika kita ingin mencatat utang kepada Pemasok sebelum produk diterima.

Untuk membuat daftar Hutang dan Piutang mencatat list berdasarkan dari status pemenuhan barang (Fulfillment) pada faktur penjualan dan pembelian, anda dapat ikuti langkah-langkah di bawah ini:

I. Cara Melakukan Konfigurasi

Langkah 1. Pergi ke menu Setup, klik pada bagian More menu, dan klik bagian Module

Langkah 2. Klik tab Debt pada Module

Pada bagian Debt ini, anda bisa pilih untuk konfigurasi pencatatan data di bagian AR dan AP ini berdasarkan barang sudah diterima/dikirim atau belum

Contohnya, Jika kita mengatur perhitungan AR ke After Receive (setelah barang diterima) pada kolom AR Calculation, maka utang dari pelanggan tidak akan masuk ke menu Debt di bagian Account Receivable selama barang yang dijual belum diterima oleh pelanggan

II. Bagaimana Konfigurasi Bekerja

Langkah 1. Ubah konfigurasi secara bawaan untuk AR Calculation ke After Receive dan klik tombol Save

Langkah 2. Buat transaksi penjualan di menu Sell, atur agar status pembayaran dan pengiriman barang ke Later

Langkah 3. Pergi ke menu Debt, pilih Account Receivable, dan cari nama pelanggan yang mempunyai faktur pelanggan yang belum dibayar pada langkah sebelumnya

Nama pelanggan tersebut tidak akan muncul di list Account Receivable pada menu Debt. Hal ini terjadi karena status pengiriman barang pada transaksi penjualan yang belum dilunaskan tersebut diatur ke later (dikirim nanti). Account Receivable untuk pelanggan tersebut akan muncul jika produk pada transaksi penjualan yang masih belum lunas tersebut dikirim ke pelanggan.

Langkah 4. Kirim produk pada transaksi yang belum dilunaskan tersebut di menu Orders

Langkah 5. Pergi ke menu Debts, pilih Account Receivable, dan cari nama pelanggan yang sebelumnya mempunyai tranasksi yang belum lunas

Utang dari pelanggan tersebut sekarang sudah tercatat di menu Debts bagian Account Receivable setelah kita mengirimkan produk yang ada pada transaksi penjualan yang belum dilunaskan

Catatan: Pengaturan ini juga bekerja dengan cara yang sama untuk Account Payable (Utang kita ke Pemasok) di menu Debt. Jika anda mengatur AP Calculation ke Before Received, Utang anda terhadap transaksi pembelian yang belum dibayar ke pemasok (supplier) akan dicatat sebelum produk yang anda beli diterima oleh anda