Dalam bisnis dengan banyak outlet, pengendalian akses terhadap data akuntansi sangat penting untuk mencegah visibilitas antar outlet dan kesalahan dalam pelaporan. Fitur Journal Tag di aplikasi Books memungkinkan bisnis membatasi visibilitas Chart of Accounts (CoA) dan laporan keuangan per outlet dengan menetapkan tag pada akun dan pengguna. Artikel ini menjelaskan cara mengonfigurasi dan menggunakan Journal Tag agar setiap pengguna hanya dapat mengakses data akuntansi yang relevan dengan outlet yang ditugaskan kepada mereka.
I. Migrasi atau Membuat Journal Tag
Sebelum menetapkan Journal Tag pada Chart of Accounts atau pengguna, Anda harus terlebih dahulu membuat atau memigrasikan Journal Tag di aplikasi Books. Journal Tag digunakan untuk merepresentasikan outlet atau konteks bisnis tertentu yang nantinya akan mengontrol visibilitas akun dan pelaporan. Untuk panduan langkah demi langkah yang lebih detail mengenai cara memigrasikan data yang sudah ada atau membuat Journal Tag baru, silakan merujuk ke panduan berikut.
II. Menetapkan Tag pada COA
Langkah 1. Buka menu COA, pilih Account, lalu pilih COA yang ingin Anda tetapkan tag.
Sebagai contoh, kita akan mengonfigurasi Chart of Account (CoA) Bank Account untuk Outlet 1 dan Outlet 2 dengan menetapkan masing-masing akun ke Journal Tag yang spesifik untuk setiap outlet.
Langkah 2. Klik Edit.
Langkah 3. Pilih Tag untuk COA, lalu klik Submit.
III. Menetapkan Tag untuk Pengguna
Langkah 1. Buka menu User, lalu klik Login ID pengguna.
Langkah 2. Pilih Tag untuk pengguna, lalu klik Submit.
IV. Visibilitas COA untuk Pengguna
Langkah 1. Login menggunakan pengguna yang telah ditetapkan sebelumnya.
Langkah 2. Buka menu COA, pilih Accounts, lalu cari nama COA.
Catatan: Akun Bank dari Outlet 2 tidak akan muncul saat mengakses Books menggunakan pengguna dari Outlet 1.
Artikel Terkait:
DealPOS adalah Aplikasi Kasir Online yang dirancang khusus untuk bisnis retail yang berkategori Fashion, Minimarket, Electronic, Fresh Food dan Toko Bangunan.
Dengan DealPOS, kamu dapat mengelola inventory toko online dan offline secara realtime dalam satu platform. Kamu juga bisa berjualan secara omnichannel (offline dan online), karena DealPOS terintegrasi dengan Marketplace (Shopee, Tokopedia, Tiktok Shop, Lazada) dan Webstore Instant (Shopify dan WooCommerce).