Cost atau Purchase Price yang tercatat pada transaksi pembelian penting untuk pengelolaan inventori karena dapat memengaruhi perhitungan harga pokok barang dan COGS (Cost of Goods Sold). Namun, dalam kondisi tertentu, Cost yang tercatat pada transaksi pembelian dapat berbeda dari hasil perhitungan Cost yang seharusnya.

Sebagai contoh, transaksi pembelian dapat dibuat tanpa memasukkan harga pembelian suatu item sehingga Cost yang tercatat menjadi 0. Situasi lain dapat terjadi ketika terdapat perubahan atau pembaruan sistem yang memengaruhi cara Cost dihitung, seperti diskon yang mulai diperhitungkan ke dalam Cost.

Untuk situasi tersebut, DealPOS menyediakan Tools App yang dapat digunakan untuk menghitung ulang Cost item yang dibeli. Proses ini akan menghitung ulang nilai Cost pada transaksi pembelian berdasarkan Current Cost yang tersedia saat proses perhitungan ulang dilakukan.

Dengan demikian, transaksi pembelian yang memiliki nilai Cost tidak akurat dapat diperbarui tanpa perlu memasukkan ulang seluruh transaksi secara manual.

I. Kapan Cost Item Purchase Order Perlu Dihitung Ulang?

Fungsi Recalculate tidak perlu digunakan pada setiap transaksi pembelian. Tools ini ditujukan untuk situasi tertentu ketika nilai Cost yang tercatat pada transaksi perlu disesuaikan. Beberapa contoh penggunaannya adalah:

1. Cost pada Transaksi Pembelian Tidak Akurat

Salah satu kasus yang umum terjadi adalah ketika transaksi pembelian atau Supplier Bill dibuat tanpa memasukkan harga pembelian item. Sebagai contoh, transaksi pembelian dapat memiliki detail berikut:

Item	Qty	Cost
Product A	10	Rp 0
Product B	5	Rp 0

Jika transaksi tersebut sudah diproses, Cost yang tersimpan pada transaksi akan tetap berdasarkan nilai yang tersedia saat transaksi dibuat. Apabila Current Cost untuk item tersebut kini sudah tersedia dan akurat, Anda dapat menghitung ulang transaksi agar Cost pada Purchase Order Item Purchased mengikuti Current Cost terbaru.

Hal ini membantu mencegah kondisi ketika transaksi pembelian memiliki Cost yang tidak secara akurat merepresentasikan biaya aktual item.

2. Memperbaiki Perhitungan Cost Setelah Pembaruan Versi

Recalculate juga dapat digunakan ketika terdapat perubahan pada perhitungan Cost atau COGS di DealPOS. Sebagai contoh, perhatikan transaksi pembelian dengan detail berikut:

Item	Purchase Price	Discount	Cost
Product A	Rp100,000	Rp10,000	Rp100,000

Pada metode perhitungan sebelumnya, diskon mungkin belum diperhitungkan ke dalam Cost. Setelah pembaruan sistem, perhitungan Cost dapat mencakup diskon sehingga menghasilkan nilai Cost yang lebih akurat.

Dalam situasi ini, transaksi lama mungkin masih memiliki nilai Cost yang dihitung menggunakan metode sebelumnya dan perlu dihitung ulang. Dengan melakukan Recalculate, nilai Cost dapat diperbarui berdasarkan Current Cost yang tersedia saat proses dilakukan.

Catatan: Recalculate hanya boleh digunakan ketika diperlukan penyesuaian Cost. Pastikan Cost Item saat ini sudah akurat sebelum menjalankan proses.

II. Bagaimana Cara Kerja Recalculate Purchase Order Item Cost?

Sebelum melakukan proses, penting untuk memahami cara kerja Recalculate. Pada dasarnya, proses ini mengambil Current Cost item dan menggunakannya sebagai dasar untuk memperbarui nilai Cost pada Purchase Order Item Purchased.

Secara sederhana:

Current Cost saat Recalculate → Cost pada Purchase Order Item Purchased

Artinya, nilai Cost tidak selalu mengikuti nilai yang tercatat ketika transaksi pertama kali dibuat. Sebaliknya, nilai tersebut mengikuti Current Cost yang tersedia saat proses Recalculate dilakukan.

Sebagai contoh:

Cost pada transaksi awal: Rp100.000
Current Cost sebelum Recalculate: Rp90.000
Current Cost saat Recalculate dilakukan: Rp90.000
Cost setelah Recalculate: Rp90.000

Jika Current Cost berubah sebelum proses dilakukan:

Cost pada transaksi awal: Rp100.000
Current Cost terbaru: Rp95.000
Cost setelah Recalculate: Rp95.000

Oleh karena itu, pastikan Current Cost sudah akurat sebelum melakukan proses.

III. Langkah-Langkah Menghitung Ulang Cost Purchase Order Item

Step 1. Buka Tools App

Buka tools.dealpos.app, lalu masuk ke menu Unit Cost dan klik tab Purchase Order Price.

Tools App for recalculating Purchase Order Item Cost in DealPOS

Pilih rentang tanggal transaksi pembelian yang ingin dihitung ulang.

Step 2. Jalankan Proses Recalculate

Jalankan proses Recalculate untuk memperbarui nilai Cost pada transaksi pembelian. Sistem akan menghitung ulang Cost berdasarkan Current Cost yang tersedia saat proses dilakukan.

Recalculate process for purchase transaction Cost in DealPOS

Step 3. Verifikasi Cost yang Telah Diperbarui

Sebagai contoh, sebuah transaksi pembelian dibuat dengan kondisi berikut:

Unit Cost Product saat ini:

Karena Cost tercatat sebesar Rp50.000 saat transaksi dibuat, transaksi tersebut tidak merepresentasikan biaya aktual item secara akurat. Setelah melakukan Recalculate Purchase Order Item Cost, sistem akan menggunakan Current Cost yang tersedia saat proses dilakukan.

Hasilnya:

Nilai Cost pada transaksi pembelian akan mengikuti Current Cost terbaru.

IV. Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Melakukan Recalculate

Sebelum menjalankan proses Recalculate, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

1. Pastikan Current Cost Sudah Akurat

Karena hasil perhitungan ulang mengikuti Current Cost yang tersedia saat proses dilakukan, pastikan Current Cost item sudah benar sebelum menjalankan proses.

2. Recalculate Dapat Mengubah Cost Transaksi

Proses ini bukan sekadar menampilkan hasil perhitungan baru. Nilai Cost pada item yang dibeli dapat diperbarui berdasarkan perhitungan terbaru.

Oleh karena itu, gunakan tools ini hanya untuk transaksi yang memang memerlukan penyesuaian Cost.

3. Pertimbangkan Dampaknya terhadap COGS

Cost merupakan salah satu komponen yang dapat memengaruhi perhitungan COGS. Jika Cost suatu transaksi berubah, nilai COGS yang berkaitan dengan transaksi tersebut juga dapat berubah.

4. Gunakan untuk Transaksi yang Memerlukan Koreksi

Recalculate paling tepat digunakan sebagai tools koreksi, misalnya untuk memperbaiki transaksi dengan nilai Cost yang tidak akurat atau menyesuaikan transaksi yang terdampak perubahan metode perhitungan Cost.

V. Kesimpulan

Recalculate Purchase Order Item Cost pada Tools App membantu memperbarui nilai Cost pada transaksi pembelian agar mengikuti Current Cost terbaru. Tools ini dapat digunakan dalam beberapa situasi, seperti ketika harga pembelian belum dimasukkan, Cost tercatat sebesar 0, atau perubahan metode perhitungan Cost memerlukan transaksi lama untuk dihitung ulang. Dengan proses Recalculate, pengguna tidak perlu memasukkan ulang seluruh transaksi pembelian hanya untuk memperbarui nilai Cost. Selama Current Cost item sudah akurat, proses ini dapat membantu menjaga nilai Cost dan COGS agar lebih sesuai dengan perhitungan terbaru.

Menghitung Ulang Cost Item Purchase Order dengan Tools App